أكد المهندس هاني محمود، مستشار رئيس الوزراء للإصلاح الإداري سابقًا ووزير التنمية الإدارية ووزير الاتصالات الأسبق، أن الدولة المصرية نجحت في رقمنة نحو مليار مستند حكومي، مشيرًا إلى الدور الكبير الذي قامت به وزارة الاتصالات في هذا المشروع الضخم، الذي يهدف إلى تطوير منظومة الأرشفة داخل الوزارات وتقليل الاعتماد على النسخ الورقية.

وأضاف محمود، في حواره مع الإعلامي شادي شاش، ببرنامج "ستوديو إكسترا" على قناة "إكسترا نيوز": "أثناء عملي كمستشار لرئيس الوزراء، تواصلنا مع جميع الوزارات لتحديد المستندات الموجودة في الأرشيف وتصنيفها إلى ثلاث فئات أساسية".

تصنيف الأرشيف: ورقي وقانوني وإلكتروني

وأوضح محمود أن الفئة الأولى تشمل المستندات التي يجب الاحتفاظ بنسخ ورقية لها حتى مع وجود نسخة إلكترونية، مثل العقود والمستندات القانونية المهمة. وأشار إلى أن هذه الخطوة ضرورية لضمان الالتزام بالقوانين والحفاظ على الحقوق القانونية للدولة والمؤسسات الحكومية.

أما الفئة الثانية، فهي التي لا تحتاج إلى نسخة ورقية ويمكن أرشفتها إلكترونيًا فقط، مشيرًا إلى أن هذه الفئة تمثل غالبية المستندات داخل الوزارات. وقال: "اعتمدنا على الأرشفة الإلكترونية لتسهيل الوصول إلى المعلومات وتقليل التكدس في المخازن الورقية".

تنظيف الأرشيف وتسهيل الوصول إلى المعلومات

وأشار محمود إلى أن الخطوة الثالثة شملت المستندات التي لم تعد هناك حاجة للاحتفاظ بها سواء ورقيًا أو إلكترونيًا، كونها مستندات قديمة لم يعد أحد يحتاج للاطلاع عليها. ولفت إلى أن هذا التصنيف ساعد في تنظيف الأرشيف بشكل كبير، وتقليل حجم المستندات الورقية إلى الحد الأدنى، مع التركيز على الأرشفة الإلكترونية.

وأكد محمود أن وزارة الاتصالات تعاقدت مع خمس شركات متخصصة للعمل بالتوازي على المشروع، ما أسهم في تقليل حجم الأرشيف الورقي بنسبة كبيرة جدًا، وتحويل حوالي 80% إلى 85% من المستندات إلى أرشيف إلكتروني شامل.

مشروع رقمنة الأرشيف خطوة نحو الحكومة الرقمية

وشدد المهندس هاني محمود على أن رقمنة المستندات الحكومية لا تقتصر على التسهيل الإداري فحسب، بل تعد خطوة استراتيجية نحو التحول الرقمي الشامل للحكومة المصرية، بما يعزز كفاءة العمل ويسهل متابعة العمليات داخل الوزارات المختلفة.

وأضاف: "المستندات التي بقيت ورقية قليلة للغاية، بينما أصبح الوصول إلى المعلومات إلكترونيًا سريعًا وفعالًا، وهذا يقلل من التكدس ويتيح للمسؤولين اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة".

الأثر القانوني والتنظيمي للأرشفة الإلكترونية

وأوضح محمود أن المشروع لم يكن تقنيًا فقط، بل شمل جانبًا قانونيًا وتنظيميًا، حيث تم تحديد المستندات التي يجب الاحتفاظ بها ورقيًا وفقًا للقوانين واللوائح، بينما جرى أرشفة بقية المستندات إلكترونيًا لتسهيل التعامل الإداري اليومي.

وأضاف أن هذه الخطوة تساعد أيضًا في الرقابة الداخلية والمراجعة، حيث يمكن تتبع أي مستند إلكترونيًا بسهولة، ما يضمن الشفافية ويحسن جودة الخدمات الحكومية المقدمة للمواطنين.

توجيه من القيادة المصرية نحو الحكومة الرقمية

وأشار محمود إلى أن مشروع رقمنة الأرشيف يأتي ضمن توجه القيادة السياسية لتحديث الإدارة الحكومية، وتعزيز كفاءة الأداء، وتقليل الاعتماد على الورق، بما يتماشى مع رؤية مصر للتحول الرقمي في جميع القطاعات.

وتابع: "هذا المشروع يعد إنجازًا حقيقيًا في تاريخ الأرشفة الإدارية بمصر، ويضع الدولة في مصاف الدول التي تعتمد على الأرشفة الرقمية المتقدمة لتسهيل العمل الحكومي".

تعزيز الكفاءة وتسهيل الإجراءات للمواطن

وأكد المهندس هاني محمود أن الرقمنة تساعد المواطنين أيضًا، حيث يمكن استخراج المستندات إلكترونيًا دون الحاجة للانتقال إلى الوزارات أو الانتظار الطويل، ما يوفر الوقت والجهد ويزيد من رضا الجمهور عن الخدمات الحكومية.

وشدد على أن الحكومة المصرية ستستمر في تطوير البنية التحتية الرقمية للوزارات، لضمان استمرار تحديث الأرشيف الإلكتروني وتحسين جودة العمل الإداري بشكل مستمر.

نجاح رقمنة مليار مستند: نموذج يحتذى به

اختتم محمود حديثه بالتأكيد على أن مشروع رقمنة الأرشيف يعد نموذجًا يحتذى به في الإدارة الحكومية، حيث جمع بين التكنولوجيا والتنظيم القانوني والإدارة الفعالة، مضيفًا أن هذا الإنجاز يمثل نقطة تحول حقيقية في تاريخ العمل الإداري في مصر.

وقال: "نجاح المشروع يظهر كيف يمكن للدولة دمج الرقمنة مع العمل الإداري التقليدي لتحقيق كفاءة أعلى وتقديم خدمات أفضل للمواطنين".